Aprobación de insumos: aceptación en conformidad por escrito por parte de EL PROVEEDOR de que los insumos entregados por EL CLIENTE son aptos para la realización del trabajo y los servicios referidos en este contrato.

Aprobación de piezas: aceptación en conformidad por parte de EL CLIENTE de las piezas comunicacionales desarrolladas por EL PROVEEDOR según los lineamientos establecidos en el Briefing.

Arte Final, Archivo o Editable: formatos de entrega de las piezas realizadas por EL PROVEEDOR producto del servicio contratado.

Avance del proyecto: se refiere al documento preparado por EL PROVEEDOR para realizar un reporte de estatus de los servicios contratados por EL CLIENTE.

Briefing (informe de requerimientos): documento escrito imprescindible que se realiza antes de iniciar cualquier trabajo de diseño o publicidad, en el cual se determinan de forma clara y concisa los antecedentes, requerimientos, necesidades y objetivos de EL CLIENTE.

Briefing (informe de requerimientos) de mercadeo: documento escrito imprescindible que se realiza antes de iniciar el desarrollo de una estrategia de mercadeo, en el cual se determinan de forma clara y concisa los antecedentes, requerimientos, necesidades y objetivos de EL CLIENTE.

Atención online vía chat: modalidad de comunicación digital escrita, entre EL PROVEEDOR y EL CLIENTE, que se lleva a cabo en tiempo real a través de dispositivos conectados a internet.

Comunicación escrita: se denomina de este modo a toda comunicación expresada por las partes de forma escrita, ya sea impresa en papel o en formato digital.

Condiciones de entrega: conjunto de normas que aplican para la entrega de un trabajo, diseño o servicio realizado o prestado por EL PROVEEDOR.

Conformidad del servicio: comunicación formal por escrito que expresa la aceptación, aprobación y acuerdo de EL CLIENTE con las piezas y los servicios prestados por EL PROVEEDOR bajo la figura de este contrato.

Contratado: se denominará como EL PROVEEDOR a Movidagrafica, Agencia de Marketing SAS.

Contratante: se denomina EL CLIENTE a la empresa o persona natural que se involucre en una relación de prestación de servicios mediante una aprobación escrita, oral, adelanto monetario o firma de contrato con EL PROVEEDOR.

Contrato: se entiende por contrato al acuerdo escrito mediante el cual EL CLIENTE y EL PROVEEDOR se comprometen a cumplir y respetar una serie de condiciones establecidas.

Criterios subjetivos de EL CLIENTE: se entiende como la valoración de las piezas contratadas a través de la percepción personal y el gusto, sin ningún basamento teórico o conocimiento en materia de publicidad y mercadeo.

Día hábil: designa a los días de la semana con actividad laboral (lunes, martes, miércoles jueves y viernes), exceptuando los días de fin de semana y feriados o festivos.

Día continuo: designa a todos los días de la semana, laborables o no, incluyendo los días de fin de semana y feriados o festivos.

Disponibilidad de página web: notificación de EL PROVEEDOR, posterior a la producción, en la que se formaliza que la página web se encuentra publicada en una ubicación temporal para la visualización y revisión de EL CLIENTE.

E-mail o correo electrónico: servicio de red que permite a sus usuarios enviar y recibir mensajes digitales vía internet. También se denomina de esta manera a la dirección de buzón virtual de un usuario.

Entrega y aceptación de facturas: proceso mediante el cual EL PROVEEDOR realiza la entrega formal de la factura y EL CLIENTE expresa su aceptación formal por escrito.

Errores u omisiones de EL PROVEEDOR: se refiere a todo error, desperfecto u omisión en las piezas o trabajos acordados en este contrato que sean imputables al desempeño de EL PROVEEDOR.

Estrategia de marketing: desarrollo de la planificación de acciones y actividades específicos para alcanzar determinados objetivos de mercadeo para una empresa, organización o figura pública.

Factura digital: documento con el mismo valor que una factura impresa en papel, que emite EL PROVEEDOR a EL CLIENTE y describe los productos y servicios, costos e impuestos correspondientes.

Fase de ajustes: período durante el cual EL CLIENTE solicita ajustes o cambios al diseño en la forma de sesiones de cambios y EL PROVEEDOR realiza dichos ajustes.

Fase de insumos: período en el que se recopilan las bases del proyecto, se completa el Briefing de mercadeo y se entregan todos los insumos necesarios para realizar el trabajo.

Fase de producción: período en el cual EL PROVEEDOR realiza el trabajo ofrecido.

Fase de previsualización: período en el que EL PROVEEDOR hace entrega de muestras del trabajo para dar fe de su completa realización y solicitar el pago total por el servicio contratado.

Fase de entrega: período en el cual EL PROVEEDOR hace entrega formal de todos los trabajos realizados, códigos fuentes, archivos editables y artes finales.

Formas de pago: métodos o vías disponibles y aceptados por EL PROVEEDOR para que EL PROVEEDOR pague los montos correspondientes a los costos de los servicios contratados.

Horario de prestación del servicio: lapso horario diario establecido como jornada laboral de EL PROVEEDOR y por ende de atención a EL PROVEEDOR.

Insumos: se entiende por insumos toda información, material audiovisual o textos que EL CLIENTE debe proveer a EL PROVEEDOR para realizar cualquier trabajo.

Mercadeo: disciplina que comprende las actividades y procesos de creación, difusión, comercialización e intercambio de productos y servicios con el objeto de satisfacer las necesidades de los consumidores para alcanzar beneficios.

Notificación vía correo electrónico: es la comunicación usada por las partes mediante los correos electrónicos establecidos por EL CLIENTE y EL PROVEEDOR en este contrato.

Notificación tradicional: comunicación escrita e impresa entre EL CLIENTE y EL PROVEEDOR que se entrega en los domicilios establecidos en este contrato.

Notificación válida de las partes: son los medios de comunicación escrita válidos establecidos en este contrato, en el lugar indicado por EL CLIENTE y EL PROVEEDOR.

Objetivos de mercadeo: fin o metas de ventas, rentabilidad, posicionamiento o de penetración de mercado que se pretenden alcanzar a través de la implementación de las acciones y actividades establecidas en una estrategia de mercadeo.

Página web o sitio web: pieza publicitaria o documento digital que contiene textos, imágenes y/o videos, desarrollada en lenguaje HTML y almacenada en servidores en internet para ser accedidas con una dirección URL a través de un protocolo de transferencia de hipertexto.

Piezas contratadas: comprende todos los trabajos y piezas publicitarias acordadas a través de este documento, y el pago de las mismas, para ser realizadas por EL PROVEEDOR para EL CLIENTE.

Presupuesto: es la cotización del valor o precio del servicio contratado, incluye el alcance del mismo, su valor, tiempo de elaboración y entrega.

Presupuesto adicional: es la cotización de un servicio no incluido en el objeto del contrato principal y que es pagado por EL CLIENTE en forma independiente y complementaria al precio del proyecto.

Preview: palabra de origen anglosajón que significa vista previa del servicio realizado.

Proyecto: objeto del contrato que comprende el servicio contratado por EL CLIENTE a EL PROVEEDOR.

Remoción de página web: acción de eliminar la publicación de una página web de su ubicación temporal para conservarla como propiedad de EL PROVEEDOR por incumplimientos contractuales por parte de EL CLIENTE.

Sección autoadministrable: se refiere a las partes de la página web cuyo contenido puede ser gestionado y modificado por EL CLIENTE.

Servicio adicional de transcripción: comprende el servicio de subida de información o contenidos en la página web y es un servicio adicional no incluido en el objeto del contrato principal. Los contenidos de la transcripción provienen de EL CLIENTE.

Servicio adicional de redacción: comprende el servicio de creación y subida de información o contenidos en la página web y es un servicio adicional no incluido en el objeto del contrato principal. Los contenidos de redacción provienen de EL PROVEEDOR.

Servicio CMS: servicio de administración del sistema gestor de contenido de una página web, conocido por las siglas de Content Management System.

Sesión fotográfica: se refiere a la pauta o servicio llevada a cabo por un fotógrafo por período de tiempo determinado para capturar o tomar un número establecido de fotografías.

Sesiones de cambio: petición formal y escrita de EL CLIENTE en la Fase de ajustes para solicitar cambios, dentro de lo establecido en el Briefing y/o los objetivos de mercadeo, en materia de diseño, diagramación o funcionamiento de una pieza realizada por EL PROVEEDOR, como parte de los servicios que expresamente contempla este contrato. Existen sesiones de cambio ordinarias (incluidas en la contratación inicial) y extra (con costo adicional).

Skype: software distribuido por Microsoft que permite comunicaciones entre dos (2) o más personas de texto, voz y/o vídeo, a través de internet.

Tercero: se denominará como tercero a cualquier otro proveedor involucrado en la relación comercial entre EL CLIENTE y EL PROVEEDOR.

Tiempo de entrega: periodo de tiempo contado en días hábiles en los que se planifica y se establece la entrega del proyecto o las piezas realizadas dentro del servicio contratado.

Ubicación temporal de la página web: almacenamiento y publicación de una página web y su contenido en un espacio de un servidor por un tiempo determinado con fines de ser visualizado por EL CLIENTE.

Vía electrónica: se refiere a todo lo que abarcan los servicios, comunicaciones y transmisión de pagos, datos, imágenes, documentos digitales, videos y archivos a través de redes electrónicas automatizadas e internet.

Video: tecnología de una secuencia de imágenes que representan escenas en movimiento en un tiempo determinado.

El servicio contratado es prestado de lunes a viernes, de nueve de la mañana (9:00 AM) a seis de la tarde (6:00 PM). Toda actividad realizada fuera de este horario tendrá un recargo de 50 Dólares USD o su equivalente en la moneda local de la firma del contrato, por cada día.

EL CLIENTE tiene derecho a solicitar un máximo de tres (3) reuniones en el proyecto, donde se consideraría la primera para recibir los insumos, la segunda para presentar el trabajo realizado y la tercera para la fase de personalización del proyecto, las cuales pueden realizarse de forma presencial, vía telefónica o por videoconferencia.

Fuera de estos límites, el PROVEEDOR se reserva el derecho de no aceptar la realización de reuniones telefónicas, presenciales o por videoconferencia sin que esto represente perjuicio alguno para el proyecto. El PROVEEDOR se compromete a mantenerse en contacto constante a través de todos los canales regulares (Email y Whatsapp, Mensajes de texto y voz).

Estas reuniones tendrán duraciones no mayores a tres (3) horas y deben ser convocadas con al menos tres (3) días hábiles de anticipación, mediante comunicación escrita.

Las sesiones fotográficas o de video deberán ser convocadas con al menos cinco (5) días hábiles de anticipación, mediante comunicación escrita.

EL PROVEEDOR no se hace responsable por pérdida o daño de material físico enviado por el cliente causado por empresas de envíos o cualquier tercero en calidad de mensajero.

EL CLIENTE deberá designar a una persona en calidad de representante, el cual deberá tener potestad de realizar decisiones sobre el trabajo y será con quien EL PROVEEDOR tendrá contacto para fines operativos.

El PROVEEDOR no está obligado a realizar ninguna actividad ni entrega a persona que no haya sido previamente identificado por el CLIENTE como representante autorizado.

Los avisos, solicitudes, comunicaciones y notificaciones que las partes deban hacer en desarrollo del presente contrato, deben constar por escrito y se entenderán debidamente efectuadas sólo si son entregadas personalmente por servicio de mensajería o por correo electrónico a la persona y a las personas designadas como representantes.

Se definen cuatro fases para todo proyecto:

4.1. Fase de insumos

4.1.1. Condiciones generales

Período en el que se recopilan las bases del proyecto, se completa el Briefing de mercadeo y se entregan todos los insumos necesarios para realizar el trabajo. El PROVEEDOR se compromete a poner a disposición del CLIENTE información suficiente y clara acerca de las mejores prácticas en la recopilación y producción de insumos.

A menos que se acuerde por escrito un plazo diferente, EL CLIENTE dispondrá de 30 días continuos a los fines de entregar todos los insumos necesarios para realizar el proyecto o servicio contratado. En caso de que se excediera este plazo, EL PROVEEDOR podrá dar este contrato como anulado.

En caso de encontrar algún tipo de irregularidad, inadecuación o insuficiencia en los insumos entregados, el PROVEEDOR se compromete a informar de esta situación al PROVEEDOR. En caso de que el CLIENTE no desee realizar correcciones a los insumos entregados, el PROVEEDOR procederá a utilizar dichos insumos tal y como fueron entregados y El CLIENTE no podrá exigir correcciones de dichos errores en las piezas finales como parte de este contrato.

El PROVEEDOR no será responsable por errores en la información enviada por El CLIENTE, así como tampoco de costos adicionales o retrasos ocasionados por la corrección de insumos no aptos para la realización del trabajo contratado.

EL PROVEEDOR se compromete a asesorar adecuadamente a EL CLIENTE acerca de los aspectos involucrados en la producción de los insumos necesarios y adecuados, sin embargo la responsabilidad sobre la entrega de insumos es entera responsabilidad de EL CLIENTE.

Si el CLIENTE desea extender su período para recopilar los insumos, deberá solicitar un replanteamiento del alcance económico del proyecto; el aumento irá en proporción de 20 USD ó 17 Euros ó 50.000 COP por cada día de retraso.

4.1.2. El Briefing (informe de requerimientos)

El Briefing o informe de requerimientos es el documento central que da sentido a todos los insumos entregados por el CLIENTE y en el cual declarará de manera coherente y objetiva todos y cada uno de los aspectos relevantes para la realización del trabajo; éste será la base y referencia última que el PROVEEDOR usará para cumplir con lo contratado.

Toda instrucción que no esté adecuadamente declarada en el briefing no tendrá por qué ser tomada en cuenta por el PROVEEDOR.

El Briefing debe ser socializado con EL PROVEEDOR antes de la realización de cualquier tipo de actividad.

4.1.2. Sobre los insumos no digitales

A menos que sea expresamente presupuestado un servicio de transcripción, EL PROVEEDOR no aceptará ningún tipo de material manuscrito, impreso o textos digitalizados en imagen como insumo de trabajo. Solo se tomará este tipo de material como referencia visual y será tratado como material descartable.

4.1.3. De los insumos audiovisuales (fotografías, gráficos y videos)

A menos que sea contratado el servicio de producción fotográfica o compra en banco de imágenes, la producción, compra y/o recopilación de los insumos audiovisuales (imágenes, gráficos y videos) son de entera responsabilidad de EL CLIENTE.

EL PROVEEDOR no tiene la obligación de producir, comprar o descargar gráficos, fotografías o videos con contenido específico.

4.2. Fase de producción

Período en el cual EL PROVEEDOR realiza el trabajo ofrecido y entrega el material contratado a modo de previsualización para que EL CLIENTE pueda tener constancia de la entrega de lo acordado.

EL PROVEEDOR se compromete a informar por comunicación escrita a EL CLIENTE acerca del momento en que se comienza la Fase de producción, advirtiendo que a partir de ese momento no se recibirán nuevos insumos ni requerimientos.

El PROVEEDOR se compromete a realizar la producción del trabajo durante los días que ha presupuestado.

En caso de no recibir los insumos audiovisuales necesarios durante la fase de insumos, EL PROVEEDOR estará en derecho de utilizar imágenes provisionales y EL CLIENTE no podrá exigir la inclusión o reemplazo de material audiovisual, como parte de este contrato.

4.3. Fase de primera entrega

En esta fase, EL PROVEEDOR muestra de manera preliminar el trabajo contratado para que el cliente constate que se está entregando lo presupuestado y así pueda realizar el pago correspondiente.

En el caso de páginas web, la entrega preliminar se realizará publicando la misma en un servidor propiedad de EL PROVEEDOR, con una información que indica que la entrega es preliminar.

En el caso de piezas offline, EL PROVEEDOR se reserva el derecho de colocar marca de agua o enviar piezas en baja resolución.

El CLIENTE se obliga a realizar el segundo pago al recibir esta entrega.

El CLIENTE se obliga a emitir durante los próximos 30 días continuos, un comunicado escrito en el cual notifica alguna de estas dos condiciones:

  1. Está completamente conforme con el trabajo realizado, caso en el cual queda comprometido a realizar el pago correspondiente.
  2. Desea ejecutar cambios durante una fase de personalización, caso en el cual debe enviar un comunicado escrito que contenga todos los cambio que desee sean realizados por EL PROVEEDOR.

4.4. Fase de personalización

Período durante el cual EL CLIENTE solicita ajustes o cambios al diseño en la forma de sesiones de cambios y EL PROVEEDOR realiza dichos ajustes.

Una sesión de cambios es una petición formal y escrita en la que EL CLIENTE solicita todos los cambios que desee en materia de diseño, diagramación o funcionamiento de una pieza, en tanto:

  1. No representen la ejecución de nuevos servicios que no hayan estado expresamente mencionados en el presupuesto o en este contrato.
  2. No sean producto de la entrega de insumos o información fuera de la fase de insumos.
  3. Estén por escrito.
  4. Sean entregadas en una sola comunicación o documento, no paulatinamente.
  5. Sean comprendidos por EL PROVEEDOR.

A menos que sea presupuestado de otra forma, todo presupuesto incluye una (1) sesión de personalización de cualquier pieza. EL CLIENTE se compromete a enviar información suficiente para que EL CLIENTE comprenda las características y limitaciones de una sesión de cambios.

4.5. Fase de entrega final

Período en el cual EL PROVEEDOR hace entrega formal de todos los trabajos realizados, códigos fuentes, archivos editables y artes finales, incluyendo los cambios solicitados durante la fase de personalización.

El CLIENTE se obliga a realizar el pago restante del monto del proyecto para poder ser acreedor de la entrega final de las piezas contratadas.

El envío de todas las piezas será realizado por vía electrónica. EL PROVEEDOR no se compromete a enviar ningún material por medios físicos.

En caso de que EL CLIENTE si haya contratado el servicio de redacción y / o transcripción de información, aplican las siguientes condiciones:

  1. El PROVEEDOR utilizará solamente la información entregada por EL CLIENTE.
  2. El PROVEEDOR notificará de cualquier irregularidad, insuficiencia o inadecuación en la información, que escape las posibilidades del mismo y que deba ser corregido por el CLIENTE durante los 10 primeros días de haber recibido la misma.
  3. El CLIENTE no podrá exigir ni realizar correcciones a la información durante la fase de producción.

En caso de que EL CLIENTE no haya contratado el servicio de redacción y / o transcripción, aplican las siguiente condiciones:

  1. El PROVEEDOR no está obligado a realizar actividades de transcripción de textos.
  2. Toda pieza será entregada con textos simulados.
  3. En el caso de tratarse de una página web, EL CLIENTE tendrá la potestad de modificar la información mediante un sistema de manejo de contenidos.

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